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澳门黄金城官网档案的管理办法

2013/11/01 13:08:12 阅读数:

澳门黄金城官网档案的管理办法

档案是个人历史资料的记载与评定,是重要的机密材料。为切实推动我校文明校园创建工作规范化、制度化,实现常态创建、动态管理注册办认真执行相关政策法规,现将澳门黄金城官网档案管理办法规定如下:

一、档案材料的收集整理

1.注册办在新生开学期间,按学院班级发放“大学入学登记表“信息数据收集表”要求澳门黄金城官网按要求如实准确填写。

2.澳门黄金城官网填写经院系学院辅导员检查后的“大学入学登记表”“信息数据收集表”连同澳门黄金城官网开学携带的“入团志愿书”“高中学籍”“高考档案”一并装入注册办发放的档案袋,每生一个,在袋外注明相关信息。

3.学院按班级将档案送交注册办,注册办分类编号入柜。注册办对邮寄至学校而非澳门黄金城网址携带的档案材料集中清查整理,然后装入相对应的澳门黄金城官网档案。

4.注册办在新生入学档案上交后,迅速进行核查整理,并针对缺少材料的澳门黄金城官网填写“催交档案材料通知书”及时下发到澳门黄金城官网,催交档案材料。

5.对于未报到而档案邮寄到学校的部分档案材料,注册办与招生办配合将档案予以退回。

二、档案的日常管理

1.及时催交澳门黄金城官网欠缺的档案材料,做好档案的收集整理工作。

2.平时注重档案的保存工作,做到“防火”“防水”确保档案的安全存放。

3.档案室严格保密,外来人员不得随意出入。

4.档案无特殊情况不对外借阅,学教师和澳门黄金城官网如确有需要,须持相关证明或介绍信,经同意后登记查阅(档案不得带出)。

5.注册办定期清查档案,做好各种情况的登记记载。

6.对在校期间发生学籍变动和奖惩的材料及时装入澳门黄金城官网档案,撤消处分的,及时清除其档案中相关材料。

7.毕业时,将澳门黄金城官网填写合格后的“大学毕业生登记表” 连同“体育合格证”“大学成绩单”“报到证存根”装入澳门黄金城官网档案。

三、档案的邮寄

1.毕业生的档案整理完毕,装入档案回执并在档案袋上标号,以方便分类邮寄。

2.凡欠费或未毕业者其档案继续保留在学校。

3.符合条件的毕业生档案按报到时证地址,集中分类整理以机要的形式邮寄。

4.考取研究生的澳门黄金城官网其档案邮寄按专门规定办理。

5.对邮寄后的档案做到动态追踪,及时将邮回的回执整理以方便就业单位和毕业生查询。

四、其他

1.退学的澳门黄金城官网在其办理相应的离校手续后,档案封装后邮走。

2.对各种原因保留在学校的非在校生档案,集中存放,并编号整理。

3.以上规定未提及的情况参照相关的规定执行办理。